L’un de vos employés doit s’absenter pour cause de maladie ? En tant qu’employeur, vous êtes tenu de remplir le formulaire S3201, un certificat obligatoire.
Ce document, également appelé cerfa 11135*4 et communément appelé « attestation de salaire », doit être remis à la caisse d’assurance maladie de votre employé sous les plus brefs délais.
Nous allons voir dans cet article ou se le procurer et comment le remplir, alors restez avec nous !
Qu’est-ce que le formulaire S3201 ?
En cas d’absence d’un employé, le formulaire S3201 est utilisé comme certificat de salaire. Ce document est nécessaire pour que l’employé puisse bénéficier des indemnités journalières pendant son congé.
Les données inscrites sur le formulaire S3201 seront examinées par la caisse d’assurance maladie de votre salarié afin de calculer le montant de l’indemnité à verser. Nous vous rappelons qu’en tant qu’employeur, il vous incombe de remplir et d’envoyer ce formulaire à la caisse d’assurance maladie de votre employé, quelle que soit la cause de l’arrêt de travail : grossesse, maladie, congé de maternité, congé de paternité, programmes d’aide à la garde d’enfants (CPE)..
Formulaire S3201 : comment le remplir correctement ?
Premièrement, il est important de noter que les informations à remplir sur le formulaire S3201 sont inchangées, quelle que soit la solution que vous utilisez pour créer l’attestation de salaire de votre employé (déclaration en ligne ou téléchargement et envoi postal).
Ce document est composé de plusieurs rubriques qu’il faut remplir minutieusement afin que la caisse d’assurance maladie puisse l’accepter et calculer efficacement les indemnités journalières de votre personnel.
Avant de commencer à remplir les nombreuses sections du formulaire S3201, vous devez l’initialiser avec une déclaration concernant l’arrêt de travail ou l’absence prolongée de votre employé. Pour ce faire, il suffit de sélectionner « Maladie », « Maternité » ou « Paternité » dans l’en-tête du document.
La partie « Employeur » du formulaire doit être remplie par vous et votre entreprise après avoir indiqué le motif de l’arrêt de travail.
Indiquez votre nom, votre prénom ou le nom de votre entreprise dans cette partie du formulaire. Indiquez également l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro SIRET de votre entreprise, et cochez la case de droite si vous êtes une entreprise de travail intérimaire.
Dans la deuxième partie du formulaire, vous devez enregistrer les informations concernant le salarié. Outre son état civil, indiquez dans le champ prévu à cet effet son numéro de sécurité sociale et sa catégorie professionnelle : cadre, apprenti, employé, etc.
La troisième partie du questionnaire, qui porte sur les indemnités journalières de la caisse d’assurance, peut être complexe à remplir. Elle comporte deux sous-parties et doit contenir toutes les données nécessaires à l’évaluation par une caisse d’assurance des indemnités journalières de votre employé à la date de son arrêt. Remplissez d’abord la date d’arrêt et la date de reprise dans les cases de la partie gauche du formulaire.
Si le salarié a repris ses activités à temps partiel, cochez la case « Raison médicale » ou « Raison personnelle », selon le cas, dans la zone de reprise du travail à temps partiel.
Cochez « Cas général » si votre employé travaille de façon continue en dessous de cette ligne, ou « Cas particulier » s’il travaille de façon périodique comme un vendeur ou un pigiste. Remplissez ensuite les cases à droite avec le montant des cotisations salariales et leur durée de calcul.
Cochez « Plus de 200 heures » et indiquez le montant des cotisations versées dans le champ situé sous cette case si votre salarié a travaillé 200 heures ou plus au cours des trois mois précédant son départ en congé ou en arrêt de travail. Si votre salarié a travaillé plus de 800 heures au cours de l’année précédant son départ en congé, cochez « Plus de 800 heures » et remplissez la case avec le montant versé.
Dans le tableau de la deuxième section de la partie 3 du formulaire S3201, vous devez préciser la période de référence. Prenez en compte les trois dernières périodes de paie si votre employé travaille de façon continue. Nous vous recommandons de prendre en compte les 12 dernières paies de votre employé dans le cas où il travaille de manière régulière pour votre entreprise.
Vous devez également renseigner le motif spécifique de l’arrêt de travail dans cette partie (COP pour les congés payés, MAL pour la maladie, etc.), le nombre d’heures effectivement travaillées par votre employé, le nombre d’heures qu’il aurait pu travailler s’il avait travaillé à temps plein, et le salaire rétabli, compte tenu de son salaire à temps plein.
Le volet 4 du formulaire cerfa est un vœu sur l’honneur que votre salarié doit signer en cas de congé maternité, paternité ou adoption. La subrogation est traitée dans la section 5. Sachez que certaines conventions de branche ou collectives permettent au personnel de récupérer tout ou partie de son salaire en cas de grève. Par conséquent, l’employeur a le droit de demander la subrogation et de recevoir des indemnités à partir desquelles il pourra payer la perte de salaire de son employé.
Pour terminer cette dernière étape, tapez la durée pour laquelle vous souhaitez demander la subrogation en dessous de la ligne correspondant à « Période pour laquelle l’employeur demande la subrogation » Ensuite, saisissez votre adresse bancaire ou postale. Enfin, votre employé doit signer à droite de la zone pour vous permettre de recevoir son salaire habituel.
Comment obtenir le formulaire S3201 ?
Si vous êtes pris au dépourvu par l’absence d’un de vos salariés, vous avez deux alternatives pour obtenir une attestation de salaire. Premièrement, vous pouvez vous procurer le formulaire S3201 sur le site de l’assurance maladie : ameli.fr. Après l’avoir téléchargé, il vous suffit de le remplir et de l’envoyer à la caisse d’assurance maladie de votre salarié.
Si vous souhaitez créer immédiatement un certificat de salarié en ligne, rendez-vous sur net-entreprises.fr et sachez que si vous souhaitez obtenir plus rapidement les indemnités journalières de votre employé, vous devriez opter pour la deuxième option.
Toutes les entreprises doivent remplir le formulaire S3201 après la notification de l’absence du travailleur et la fin de son congé. Elles doivent également établir une attestation de salaire si leur travailleur est contraint de prolonger son congé au-delà de six mois pour cause de maladie ou parce qu’il reprend le travail pour des raisons thérapeutiques.
